Développer l’intelligence collective dans les organisations

Cet article a été rédigé avec excitation par Antonella Cottrant

Intelligence Collective, de quoi parle-t-on ? Origine et définition

Si aujourd’hui nous sommes en vie, c’est grâce à la coopération dont a fait preuve notre espèce. Car oui, figurez-vous qu’il existe bel et bien une autre loi de jungle : celle de l’entraide ! Remontons ensemble à notre époque de chasseurs cueilleurs. Le feu qui révolutionna la vie d’Homo Sapiens a peut-être été découvert grâce au génie individuel. Néanmoins, si une tribu a réussi à profiter de cette innovation, c’est grâce à un réseau coopératif d’entraide : lorsque les unes et les uns dormaient, les autres veillaient sur le feu.

Depuis quelques années, les organisations ont saisi l’importance et l’intérêt de décloisonner les activités et se lancent dans des pratiques plus transverses et participatives. Lean Management, Méthodes Agiles, Design Thinking et la Facilitation d’ateliers collaboratifs, voire même d’équipes autogérés se répandent au sein des organisations …pour notre plus grand bonheur ! En réalité, nous revenons ainsi aux sources, car l’intelligence collective n’est pas une innovation managériale, mais existe depuis la nuit des temps, depuis la création même de notre Univers. Il y a environ 13,8 milliards d’années le big bang donna naissance au cosmos. 9 millions d’années plus tard, un processus extrêmement complexe et sophistiqué a fait émerger notre système solaire dont la Terre. Au sein de cette complexité, seul un phénomène « d’intelligences collectives », d’interdépendances, a pu structurer la matière.

L’histoire de l’Univers nous enseigne que la coopération est la manière la plus intelligente que la matière a trouvé pour survivre.

Dans la nature, la compétition et la division sont des attitudes temporaires dans des cas extrêmes de survie. S’appuyer exclusivement sur la compétition individuelle est épuisant et répond tout au plus à nos peurs archaïques (peur de manquer par exemple) sans pour autant nourrir nos besoins fondamentaux de sécurité, de lien, de sens ou encore de réalisation personnelle et collective.

La coopération, elle, est le modèle par défaut du vivant, le mécanisme naturel de l’évolution. Dans leur ouvrage « L’entraide, l’autre loi de la jungle », les deux agronomes et biologistes Pablo Servigne et Gauthier Chapelle démontrent que dans le vivant, les organismes qui survivent le mieux aux conditions difficiles ne sont pas les plus forts, ce sont ceux qui arrivent à coopérer le mieux.

L’intelligence collective est définie par la capacité à créer des liens entre plusieurs personnes pour construire ensemble quelque chose de nouveau. Ce sont les interactions entre les différentes personnes d’un groupe qui génèrent ensemble quelque chose de plus grand que la simple somme des intelligences individuelles de toutes les personnes du groupe.

Faciliter l’intelligence collective revient à faciliter les interactions du groupe et à les mettre au profit du chemin, tout autant que du résultat collectif.

Chez Entreprise Vivante nous croyons à la puissance du « NOUS ». Nous sommes convaincu·e·s que nous vivons aujourd’hui une époque complexe, certes instable, mais également passionnante, car elle nous invite à développer la coopération. Condition nécessaire pour faire face aux défis au sein de nos organisations et de notre Société.

Quelles sont les conditions pour libérer l’intelligence collective ?

La coopération ne se décrète pas, elle a besoin de conditions essentielles pour se déployer. Le point de départ est une vision du monde différente que celle de la « loi du plus fort ». Nous avons approfondi la philosophie et les conditions de l’intelligence collective dans notre Livre Blanc que nous vous invitons à découvrir.

Quels sont les bénéfices de l’intelligence collective? Pourquoi favoriser l’intelligence collective ?

Le monde VUCA (volatile, incertain, complexe et ambigu) dans lequel nous évoluons, nous encourage fortement à nous réinventer. Les structures au pouvoir centralisé ne sont plus en mesure d’absorber la complexité croissante de notre environnement. Dans la complexité, l’intelligence collective semble être la solution la plus adaptée et constructive.

En entreprise, favoriser l’intelligence collective permet tout d’abord de renforcer le sentiment de confiance, d’équité et de sécurité. Ces fondamentaux libèrent ainsi la créativité, l’esprit critique, la prise d’initiative et l’engagement des équipes. Évidemment, il en ressort une organisation apprenante, efficiente, agile et pleine de vie. Cela vous inspire ? Alors, allons explorer ensemble du concret !

Quand mobiliser l’intelligence collective ? Exemple de sujets pertinents :

Œuvrer ensemble en intelligence collective ne signifie pas tout faire et décider ensemble tout le temps. Imaginez sinon l’inertie du système ! Pas la peine de mobiliser les équipes pour des activités simples ou récurrentes. Comme évoqué précédemment, l’intelligence collective fait sens lorsque nous avons à faire à des sujets complexes :

• Comment améliorer l’engagement des équipes ?
• Comment nous impliquer davantage dans l’économie locale ?
• Comment développer des projets innovants d’un point de vue social et environnemental ?
• Quelle est notre raison d’être ?
• Quelles sont les valeurs qui nous animent et comment se déclinent-elles dans nos actions ?
• Comment recrutons-nous et fidélisons-nous nos collaborateurs·trices ?
• Comment développons-nous les compétences de nos collaborateurs·trices ?
• Comment notre organisation apprend-elle ?
• Comment communiquons-nous en interne et en externe ?
• Etc.

Toute question à laquelle nous n’avons pas de réponse toute faite se prête à être traitée en intelligence collective.

Favoriser la coopération en entreprise

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Comment concevoir et animer un atelier d’intelligence collective ? Un guide pratique pour vous lancer dans vos ateliers collaboratifs

À ce stade, vous avez peut-être déjà envie de concevoir un atelier collaboratif et de tester la magie de l’intelligence collective au sein de votre équipe ou organisation. Chaque atelier est bien sûr différent et dépend du sujet traité et des objectifs qui en découlent. Ainsi, un atelier « cohésion d’équipe » ou encore « raison d’être » seront très différents d’un atelier « opérationnel ».

Globalement, un atelier en intelligence collective se structure d’une phase de divergence pour permettre d’exprimer les différents points de vue sur la thématique, d'une phase d’émergence qui a comme but de faire émerger de nouvelles idées, solutions et approches et d'une phase de convergence qui sert à faire le tri et à s’engager ensemble. Afin de prendre soin du chemin, tout au long de l’atelier, il est primordial de porter une attention particulière aux interactions et à l’énergie du groupe. Rien ne sert d’aboutir à des résultats avec à la clé des équipes découragées ! Le tout est donc de trouver l’équilibre entre temps de travail et temps de lien en équipe.

Nous vous invitons à découvrir ci-dessous les grandes étapes d’un atelier collaboratif opérationnel plus ou moins classique. Nous avons choisi de partager ici un processus de base que vous pourrez réajuster selon vos besoins.

Préparer l’atelier collaboratif

Tout atelier, réunion ou séminaire collaboratif commence par sa préparation. Pour ce faire et dans un objectif d’exhaustivité, nous nous basons sur « Les 7 P ». Ces derniers nous permettent, entre autres, d’avoir une compréhension globale des enjeux et d’aller piocher les approches les plus adaptées et pertinentes dans notre boîte à outils.

• Pertinence : Quel est le but de l’atelier ? Quels sont les enjeux ? Quel est le sujet à résoudre et quels sont les sujets à ne pas résoudre ?
• Participant·e·s : Qui sont-ils ? Quels sont leurs rôles ? Combien sont-ils ? Ont-ils l’habitude de travailler ensemble ? Quel est leur état d’esprit face à l’atelier et au sujet à traiter ensemble ?
• Produit attendu : Avec quoi le(s) sponsor(s) souhaitent-ils repartir à la fin de l’atelier ? Un recueil d’avis façon concertation ? Une décision collective ? Un plan d’actions ?
• Préparation : Y-a-t-il des éléments à produire et / ou à transmettre avant l’atelier ?
• Préoccupations pratiques : Faisons un point sur les éléments logistiques : où se tiendra l’atelier ? Quelle est la disposition de la salle etc. ?
• Pièges potentiels : De quoi doit-on se méfier le plus ? L’équipe a-t-elle déjà tenté de travailler ensemble sur le sujet sans y parvenir ?
• Processus : Comment structurer le déroulé de l’atelier ? Une fois que nous avons obtenu les informations sur les points précédents, il est désormais temps de concevoir l’atelier pour aboutir à l’objectif tout en prenant soin de la dynamique du groupe. Il s’agit de déterminer les grandes étapes (séquences), de prévoir les temps pour chaque séquence et de choisir les outils qui font sens. Le déroulé est le guide précieux et incontournable de tout facilitateur·trice.

Instaurer la confiance et lancer la dynamique

L’atelier participatif débute par un temps d’ouverture pour :

• Poser le cadre : Qu’allons-nous faire ensemble aujourd’hui ?
• Partager et co-construire des règles du jeu, comme par exemple : « Ici personne n’a raison, chacun a son point de vue. » ; « S’exprimer avec intention » ; « Écouter avec attention » etc.
• Créer et favoriser les interactions par un moment de tour de parole pour partager par exemple qui l’on est, son état d’esprit, ses attentes.

Partager des constats ensemble

Si les participant·e·s sont nombreux (plus que 10), c’est le moment de constituer des sous-groupes plus petits, afin de favoriser l’expression de chacun·e. Pour qu’un groupe puisse imaginer de nouvelles voies à suivre, il est d’abord essentiel de partir de constats partagés, car bien souvent nous ne percevons pas la réalité de la même manière. Un temps d’exploration, de partage de nos représentations, est important pour que tout le monde puisse bien comprendre une situation, un système ou une problématique. Lors de cette séquence de travail, les participant·e·s ont donc comme consigne d’établir des constats sur le thème de l’atelier. Si le sujet est par exemple : Comment engager les équipes ?, les différents sous-groupes pourraient réfléchir ensemble à ce qui ne marche pas actuellement mais également à ce qui marche déjà pour capitaliser dessus.

Trois outils pour établir des constats

• La Méthode KALMS
• la Métaphore de la Montgolfière
• l’Étoile du Changement

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Générer des idées ensemble

Nous savons maintenant d’où nous partons. Le moment est donc venu d’imaginer d’autres possibles. Quelles actions pouvons-nous envisager pour pallier aux problèmes rencontrées ? Quel nouveau futur nous appelle à être co-construit ? À l’aide d’un outil de brainstorming adapté, les participant·e·s sont invités à ouvrir toutes les options qui émergent.

Trois outils pour générer des idées

• Le Dreamstorming
• La Stratégie Disney
• Le Brainstorming Inversé

À savoir : Pour faire émerger des changements profonds et sortir de nos voies habituelles, nous nous basons sur l’approche de la Théorie U. Celle-ci est tellement passionnante et révolutionnaire qu’elle mérite une page web à elle seule ! Ce sera ma prochaine rédaction...

Prioriser, décider et s’engager ensemble

La suite du processus nous invite à faire un tri dans les idées du groupe et à nous engager collectivement. Selon la maturité du groupe et l'historique collaboratif, il conviendra d’appliquer pour cela des outils démocratiques ou sociocratiques. Le groupe repartira de l’atelier avec de vrais engagements et un plan d’actions.

Trois outils pour prioriser et s’engager ensemble

• Le Vote par Gommettes
• Dessine-moi le chemin
• Keep-Drop-Start

Faire le bilan et célébrer

Enfin, qu’avons-nous appris individuellement et collectivement ? Un temps pour faire le point sur ce que nous retenons du chemin parcouru ensemble nous permet d’ancrer nos apprentissages, de progresser, de réajuster la suite et de célébrer les réussites !

Trois outilspour faire le bilan ensemble

• Le Motorola
• Le Chemin du Héro
• Le Glad Sad Mad

Les outils de l’intelligence collective à la carte

Dans cette section nous avons à cœur de vous partager quelques-uns des nombreux outils collaboratifs que nous utilisons dans nos ateliers de co-construction. La liste est longue et appétissante. Le choix n’a donc pas été simple ! Finalement, nous avons simplement opté pour notre menu préféré du moment :

Une météo et des intentions pour commencer

Instaurer un espace d’humanité pour permettre à chacun·e d’entrer en lien avec le sujet et avec les uns, les autres. Nous apprécions le tour de parole qui permet à chacun·e de partager sa météo intérieure et sa principale intention pour le temps de travail collaboratif.

Le World Café en entrée

Faire émerger une réflexion de groupe sur plusieurs sujets; générer une fertilisation croisées des idées; permettre à chaque participant·e·s de s'exprimer plus librement en petit groupe et apporter de la convivialité... autour d'un café.

Nota Bene : Le World Café, tout comme son cousin le Forum Ouvert (un de nous outils préférés et qui mériterait lui aussi une page à lui tout seul !) sont des formats particulièrement adaptés à un nombre important de participant·e·s.

Pour des équipes à partir de 10 personnes, nous apprécions aussi le travail créatif ou réflexif en petits sous-groupes. Les productions des sous-groupes sont ensuite présentées en plénière pour partager l’information.

Comment utiliser le World Café ?

• Déterminer les sujets de travail selon le thème global (à minima 3 sujets) et imprimer chaque sujet sur une feuille à déposer sur chaque table.
• Énoncer les sujets de travail et donner les consignes : « Échangez et réfléchissez ensemble sur les X sujets suivants ... À chaque tour vous aurez 20 minutes. Ensuite, vous irez vers le sujet de la table suivante pour noter vos idées et votre plan d'action. »
• Un hôte est désigné pour chaque table : il note toutes les idées
• À la fin du 1er tour, l'hôte reste à la table ; les participant·e·s vont vers un nouveau sujet
• L'hôte accueille les nouveaux ; résume ce qui a été fait et les nouveaux enrichissent et améliorent ; idem pour le prochain tour
• À la fin du World Café, l'hôte de chaque table restitue devant le groupe les solutions trouvées

Une Décision par Consentement, svp !

Décider ensemble grâce à un outil sociocratique. La Décision par Consentement aide à responsabiliser les participant·e·s, en les incluant pleinement dans le processus de sélection et d'objection. Cette approche améliore la qualité des dialogues et des liens du groupe. L’écoute et l’expression de chacun·e sont centrales dans la démarche et laissent la place nécessaire pour l’empathie, car nous découvrons les contraintes et les sentiments des autres. Ce seront les besoins des uns et des autres qui vont constituer la limite dans laquelle nous pouvons être créatifs pour explorer de nouvelles voies !

Comment utiliser la Gestion par Consentement ?

• À la suite d’un travail, voire d’un atelier précédent, inviter une personne du groupe à formuler une proposition à la question du groupe. Celle-ci n’a pas à être parfaite car elle sera amenée à évoluer grâce à l’intelligence collective du groupe. La proposition se doit en revanche d’être précise et concise.
• Lire la proposition à voix haute et lancer un tour de table : parole à chacun
• Lancer la phase de clarification : l'initiateur·trice de la proposition répond aux questions du groupe
• Lancer la phase de réaction : « Quel est votre ressenti par rapport à cette proposition ? Satisfait-elle vos besoins, ceux du groupe et de l'objectif ? »
• Lancer la phase d'objection : « Avez-vous une objection ? » Noter et traiter les objections, une par une. NB : Une objection doit être argumentée et n’est pas une préférence. Une objection signifie « je ne peux absolument pas vivre avec, car … »
• Lancer la phase d'analyse des objections : Il s’agit d’améliorer la proposition sous forme de discussion libre mais encadrée par le facilitateur·trice
• Lancer la phase de célébration : une fois toutes les objections levées, le groupe fête la décision collective

Les 6 Chapeaux de De Bono en entrée, plat ou dessert

Faire émerger des idées novatrices et originales, réfléchir ensemble, gérer le changement ou encore résoudre des conflits en utilisant nos différents modes de pensées : l’outil des 6 Chapeaux de De Bono est extraordinaire et multiusage !

La méthode, conçue par le Dr Edward De Bono, psychologue spécialiste des sciences cognitives, part d’un postulat simple : toutes les façons d’aborder un projet sont utiles, mais pas en même temps ! Pour profiter de chaque mode de pensée, concentrons-nous plutôt sur un chapeau à la fois. Ces 6 approches cognitives sont matérialisées par 6 couleurs distinctes :

• Blanc - Neutralité : les faits; l'information; le non jugement
• Rouge - Émotions : sentiments, intuitions
• Vert - Créativité : sans censure ni restrictions, idées originales
• Noir - Pessimisme : critique négative, les risques, les dangers, les faiblesses
• Jaune - Optimisme : critique positive, les opportunités, les forces
• Bleu - Organisation : Processus, structuration, synthèse

Comment utiliser les 6 Chapeaux de De Bono ?

• Déterminer l'objectif SMART de la séance de travail
• Concevoir le déroulé des séquences et donc des différents temps par « chapeau » selon l'objectif : « Un chapeau après l’autre ! ». Par exemple commencer par un chapeau vert pour générer des idées, puis un chapeau jaune qui permet de voir ce qu'elles permettent, l'atout qu'elles représentent, et un chapeau noir pour identifier les difficultés de mise en ouvre et les risques qu'elles représentent. Commencer et finir la séance par le chapeau bleu de l’organisation : donner les consignes au début et construire un plan d'action organisée à la fin.
• Présenter les 6 chapeaux s'ils ne sont pas encore connus par le groupe
• Lancer l'atelier !

Un co-développement pour finir

Ouvrir ses perspectives et trouver des solutions grâce à ses pairs – le co-développement, et les groupes d’analyses des pratiques dans la même optique, sont des outils simples et puissants. Il s’agit de permettre à un de ses pairs de creuser une problématique et de le nourrir des expériences, conseils, suggestions des autres participant·e·s du groupe.

Comment utiliser les 6 Chapeaux de De Bono ?

• Commencer par un tour de parole qui permet à chacun·e de partager de manière concise sa problématique du moment et les noter
• Décider de manière collective quel sujet sera traité lors de la séance
• Laisser un espace d’expression à la personne ayant amené la problématique choisie par le groupe afin de la préciser
• Permettre à l’exposant·e de répondre aux questions de clarification du groupe
• Inviter l’exposant·e à se retourner et laisser la parole au groupe qui alimentera de nouvelles perspectives la problématique amenée. Pendant ce temps l’exposant·e note silencieusement les idées, suggestions qui lui semblent pertinents
• Enfin, inviter l’exposant·e à revenir dans le groupe et à partager ses apprentissages et ses engagements

Des apprentissages pour la note sucrée

Finir le temps de travail par une déclusion qui permet de verbaliser nos apprentissages de manière intégrale, en « JE – NOUS – ÇA » : « Qu’est-ce que ce temps m’a apporté personnellement ? Comment j’évalue la coopération et la communication de notre équipe ? Et enfin, qu’est-ce que je retiens du résultat collectif ? »

Porter attention à la dynamique collective et à soi

Le rôle du facilitateur·trice va bien au-delà de la mise à disposition d’outils collaboratifs. Le ou la facilitateur·trice est un animateur expert des dynamiques collectives. Il ou elle est attentif·ve à l’énergie du groupe et des individus et est capable, entre autre, d’apaiser les tensions, de transformer les résistances, de faciliter ou de cadrer l’expression ou encore de relancer le rythme de l’atelier.

De plus, le facilitateur·trice se doit d’adopter une posture neutre : il est garant du contenant, c’est-à-dire du processus de travail collectif, mais en aucun cas du contenu. Ce dernier étant le résultat de l’intelligence collective du groupe.

Transformer l’entreprise par l’Intelligence Collective

Un changement profond et durable est un changement accepté et fluide, car co-construit. S’appuyer sur l’intelligence collective pour faire face aux bouleversements de notre époque est dans ce sens primordial. Quelle chance de ne pas avoir à trouver toutes les solutions tout seul ! Et si le prochain chapitre de votre organisation était celui de la coopération ?

Formation Facilitation Intelligence Collective

La facilitation est un véritable métier qui s’apprend et qui se pratique.

Qu’est-ce qu’un facilitateur·trice ?

« Faciliter » vient du mot latin « facilitas » qui veut dire « ôter les difficultés ». La facilitation est donc le processus d’accompagner les personnes à transformer leurs manières de penser et de travailler ensemble afin d’atteindre un objectif commun.

La facilitation devient aujourd'hui une posture de référence au sein de modèles plus transversaux et collaboratifs. Ce n’est pas un hasard. La facilitation permet, entre autres, de libérer la créativité des équipes, de prendre en considération les opinions de chacun·e, de gagner en efficacité et pertinence dans nos méthodes et actions individuelles et collectives.

Le facilitateur·trice pose les conditions favorables pour permettre les changements souhaités, en guidant les équipes à établir des constats, à faire émerger des idées et à aller vers des solutions et décisions partagées. La facilitation crée de l’engagement et des résultats auxquels les participant·e·s adhèrent puisque ce sont les leurs ! Cet accomplissement génère de la fierté et renforce l’appropriation et la responsabilisation des participant·e·s, ainsi que la confiance et la cohésion au sein du collectif.

Devenir facilitateur·trice en intelligence collective

Le monde a besoin d'êtres humains capables de naviguer dans la complexité, de faire émerger le meilleur de chacun·e et du groupe, de permettre un changement profond. Si vous êtes dirigeant·e, manager, coach, salarié·e ou tout simplement intéressé par l’art de la facilitation nous vous proposons notre formation « Facilitation en Intelligence Collective » en deux ou trois modules :

• IC1 : Intelligence Collective – Les bases de la facilitation
• IC2 : Intelligence Collective – Faciliter en sociocratie
• IC3 : Intelligence Collective - Cultiver une équipe dans la durée

Formation Facilitation en Intelligence Collective en Alsace et à Strasbourg

Ce parcours intégral est connecté aux réalités de terrain et transmettra les méthodes et les outils d'intelligence collective bien sûr, mais pas que ! Nous invitons les participant·e·s à cheminer et à entamer un véritable travail sur la posture du, de la facilitateur·trice.

Quels sont les qualités d’un bon facilitateur·trice ?

Chacun·e a son style de facilitation et toutes les personnalités animées par les dynamiques de groupes et les relations humaines peuvent faire d’excellents facilitateurs ! Ce qui détermine, selon nous, l’essence de la pratique c’est l’intention et l’attitude : la capacité à faire un travail de réflexivité intérieure. Selon nous, un·e bon·ne facilitateur·trice est une personne en chemin : capable de se questionner, qui analyse sa pratique, qui continue à apprendre entre pairs. Un·e facilitateur·trice qui sait tempérer ses travers, réguler ses impulsions, pour être au mieux au service du collectif.

Livres et ressources pour aller plus loin

Nos livres pratico-pratiques préférés :

• Faciliter l’Intelligence Collective, Agathe Crespel et Chantal Nève-Hanquet
• 121 outils pour développer le Collaboratif, Jean-Christophe Messina et Cyril de Sousa Cardoso
• La Boîte à Outils de la Facilitation, Emmanuel Brunet

Je vous invite aussi à prendre le temps pour des lectures qui plongent dans la philosophie de l’intelligence collective. Par exemple :

• L’Entraide, l’autre loi de la jungle, Pablo Servigne et Gauthier Chapelle
• Manières d’être Vivant, Baptiste Morizot
• Du JE au NOUS – L’intériorité citoyenne : le meilleur de soi au service de tous, Thomas d’Ansembourg