Co-construire l’avenir en impliquant et en responsabilisant pleinement les équipes et les parties prenantes. Une démarche innovante, efficace et profondément humaine qui permet de faire émerger des solutions alternatives et désirées.
Quelle est l’origine du Forum Ouvert ?
Début des années 80, de l'autre côté de l'Atlantique, Monsieur Harrison Owen était désespéré : il organisait de nombreux séminaires, réunions et ateliers sans aboutir à de véritables résultats innovants, mais plutôt avec des personnes fatiguées et désengagées... Un jour, quelqu'un lui avoua : « Harrison, tu sais quoi, le meilleur moment, c'était les pauses café... C'est là que nous avons vraiment discuté des choses importantes ! » Monsieur Owen fut alors traversé par un éclair de conscience : Et s'il était possible de proposer un processus qui favorise la liberté d'expression et de mouvement, tout comme lors des pauses café ?
Porté par cet élan, Harrison se débarrassa des tables, balança les présentations PPT par la fenêtre et adopta la posture de facilitateur (en tout cas, j’aime bien me l’imaginer de cette façon ). En 1985, il inventa la Pratique du Forum Ouvert : un processus hautement participatif qui bouleverse les repères du management classique : ici c'est l'autogestion qui se déploie et qui montre sa puissance.
Depuis, 145 pays dans le monde ont accueilli des Forums Ouverts allant de cinq jusqu'à 3000 participant·es.
La méthode marche parce qu'elle se base sur la passion des gens : ici, personne ne me force, si je suis là, c'est parce que le thème m'intéresse.
La méthode marche parce qu'elle place la confiance au centre : toute l'intelligence et la sagesse pour répondre à la question complexe se trouvent dans la salle.
La méthode marche parce qu'elle mise sur des rapports humains d'équivalence : ici, ma parole vaut autant que la tienne.
La pratique du Forum Ouvert est passionnante, conviviale et ... surprenante d’efficacité !
Forum Ouvert : définition et fonctionnement
Il s’agit d’une démarche pour faciliter l'intelligence collective, structurer des conversations engageantes et aboutir ensemble à une feuille de route concrète et surtout désirée par les personnes concernées. Cette méthode répond aux objectifs suivants :
- Sortir des habitudes et vivre une expérience de travail inédite et participative
- Embarquer des salarié·es, des managers, des dirigeant·es et même les clients ou autres parties prenantes et leur permettre d’être pleinement contributeurs sur le sujet choisi
- Nourrir le sentiment d’appartenance à l’organisation et cultiver les relations professionnelles, dans un esprit de transversalité et de convivialité
La pratique du Forum Ouvert s’applique à toute question complexe. La particularité du processus est celle de partir d’une feuille blanche. Tou·tes les participant·es sont invités à co-construire l’ordre du jour à partir d’une seule question ouverte qui sert de fil rouge. Il s’agit d’un geste fort qui place la confiance au centre et qui rend les participant·es acteurs dès le début. La question pourrait être par exemple :
- « Comment donner un nouveau souffle à nos pratiques managériales ? »
- « Comment réinventer notre business modèle ? »
- « Comment construire ensemble notre stratégie des 5 prochaines années ? »
Les participant·es qui le souhaitent peuvent proposer des thèmes – une opportunité ou une problématique - à explorer en lien avec la question ouverte. Pas besoin d’être expert·e du thème proposé. Ce qui compte, c’est l’envie d’explorer le sujet et de trouver, ensemble, des actions concrètes pour y répondre. Ces thèmes donneront lieu à des ateliers de travail collaboratifs.
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Les 4 principes du Forum Ouvert
- Les personnes qui se présentent sont les bonnes : Nous partons ici du principe que toutes les ressources pour répondre à la question se trouvent dans la salle. Aussi, cela signifie que les personnes qui se présenteront aux différents ateliers seront les bonnes, tout simplement parce qu’elles s’intéressent au thème proposé et qu’elles ont envie d’y contribuer.
- Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver : La pratique nous invite à lâcher prise sur tout ce que nous aurions pu faire autrement et à nous concentrer sur le moment présent. Ce principe nous rappelle que nous avons la chance d’être réuni sur une ou plusieurs journées pour repenser et construire ensemble quelque chose qui nous importe.
- Ça commence quand ça commence : Ce principe nous rappelle que la créativité et les bonnes réflexions ne se commandent pas. Elles peuvent arriver à un moment donné au cours des conversations.
- Quand c’est fini, c’est fini : Si les participant·es ont fini d’explorer un sujet avant le temps imparti, alors ils sont invités à aller travailler librement sur un autre sujet.
Ce qui introduit parfaitement la seule loi du Forum Ouvert...
La loi unique du Forum Ouvert
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Une seule loi, celle des deux pieds (ou loi de mobilité) : Si en tant que participant·e, je n’apprends plus rien ou que je ne contribue plus à un atelier, alors je me déplace là ou mes deux pieds me mènent.
Et puis, il y aussi les papillons qui prennent une pause ou réfléchissent et les abeilles qui font circuler les idées d’atelier en atelier.
Comment ça marche un Forum Ouvert ?
Ouverture et Place du Marché
Le Forum est introduit par le mandataire. Un temps concis d’ouverture sert à donner du sens en partageant la raison de l'événement et le pourquoi du choix du format. Ensuite, les facilitateur·trices présentent le processus du Forum Ouvert, les objectifs et les principes de fonctionnement.
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Ils ouvrent enfin la « Place du Marché » et invitent les participant·es à constituer l’ordre du jour : elles demanderont à celles et ceux qui le sentent (et personne n’en a l’obligation) d’identifier un problème ou une opportunité en lien avec le thème du jour, quelque chose qui les passionne ou qui les intéresse sincèrement et dont ils sont prêts à prendre la responsabilité que des actions soient réalisées. Une fois que les différents sujets auront été annoncés et qu’un horaire et un espace d’atelier aura été choisi par chaque initiateur·trice, l’ordre du jour sera visible par tout le monde sur un mur et chacun sera libre de participer aux ateliers choisis.
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Les ateliers « Divergence » : des conversations engageantes
Les participant·es intéressé·es par un sujet se regroupent autour de l’initiateur du sujet. Les conversations commencent. Chacun apporte son expérience, son point de vue. Les participant·es peuvent aller d’un atelier à l’autre ou contribuer sur un seul sujet à la fois. L’initiateur note ce qui émerge du groupe et synthétise en fin d’atelier les actions concrètes proposées sur un paper. Plusieurs sessions de conversations peuvent avoir lieu dans la journée.
Le « Grand Journal » : découverte des contenus
Après avoir découvert ce qui a émergé des différentes discussions, les initiateurs relancent leurs ateliers avec une préoccupation « Feuille de route ». Les personnes se retrouvent pour explorer des recommandations d’actions. Celles-ci sont ensuite retranscrites sur ordinateur et imprimées sur place pour que chaque participant·e puisse repartir avec un rapport de l’évènement. Incroyablement efficace !
Pour finir, il est également possible, de faire émerger les priorités du groupe à l’aide de gommettes. Aussi, chaque participant·e peut s’inscrire sur un thème sur lequel il souhaite continuer à s’investir. Encore une fois, nous privilégions ici l’élan naturel des participant·es en leur laissant le choix de s’investir là où cela fait sens pour eux / elles.
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La Clôture d’un Forum Ouvert
Chaque personne qui le souhaite peut partager ce qu’elle retient de cette journée de Forum Ouvert. Les facilitateurs et le mandataire clôturent le cercle et l’expérience de travail.
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Comment organiser un Forum Ouvert en Alsace ou dans le Grand Est ?
Le format du Forum Ouvert demande une préparation rigoureuse. Il convient en effet d’accompagner un comité de pilotage avec le mandataire et d’autres personnes volontaires pour définir ensemble la question en fil rouge, leur transmettre des outils de communication en interne sur la démarche et les acculturer aux pratiques collaboratives. En expérimentant en amont un temps collectif, le comité de pilotage se sentira à l’aise le jour J et saura mettre en confiance les autres participant·es.
Aussi, nous croyons que la préparation au Forum Ouvert puisse être l’opportunité de travailler les liens professionnels et transversaux au sein de l’équipe de pilotage. Ces temps leur permettront d’expérimenter d’autres manières de faire ensemble et d’amorcer ainsi un changement des postures et des pratiques.
La réussite du Forum Ouvert appartient au collectif. Et quand on donne le micro au collectif, il est nécessaire de l’écouter jusqu’au bout. L’équipe projet doit, en ce sens, également rendre possible la suite au Forum Ouvert, c’est-à-dire permettre aux participant·es d’aller au bout de leurs réflexions et de favoriser la mise en œuvre opérationnelle des solutions proposées.
Lorsque nous accompagnons des organisations dans l’organisation d’un Forum Ouvert, comme par exemple la Fondation Vincent de Paul ou Emmaüs Mundo à Strasbourg, nous proposons également un suivi des groupes de travail qui ont émergé sur une ou plusieurs sessions. Cela permet de poursuivre une dynamique de matérialisation des actions proposées. Nous accompagnons les équipes à déterminer leur chemin, à dépasser les obstacles et à trouver les ressources nécessaires pour concrétiser leurs propositions. Ces temps contribuent à faire vivre et à ancrer une culture de la coopération et de l’engagement.
Pourquoi choisir le Forum Ouvert pour votre organisation en Alsace ou ailleurs en France ?
- Retrouver la créativité et l’authenticité des pauses-café
- Faire émerger des idées innovantes sur un sujet complexe
- Trouver en peu de temps des mesures concrètes
- Liberté d’expression et auto-organisation
Le Forum Ouvert – en quelques chiffres clés
- 1985 : création par Harrison Owen
- 1991 : 1er Forum Ouvert organisé en France par le groupe Accor
- 145 : nombre de pays où se sont tenus des Forums Ouverts
- 5 à plus de 2 000 personnes : nombre de participant·es possibles
- 20 minutes : temps moyen nécessaire à la création de l’ordre du jour
FAQ pour résumer les grandes idées
Qu’est-ce qu’un Forum Ouvert ?
Le Forum Ouvert est une méthode d’intelligence collective permettant à un groupe de traiter une question complexe en autogestion. Les participant·es créent eux-mêmes l’ordre du jour à partir d’une question ouverte et participent de manière libre à des ateliers collaboratifs pour détailler les sujets.
Pour quelles organisations organiser un Forum Ouvert ?
Le Forum Ouvert est adapté à tous types d’organisations : entreprises, associations, collectivités locales, établissements publics… Il est particulièrement puissant pour les projets de transformation, d’innovation ou de stratégie.
Où organiser un Forum Ouvert en Alsace ?
Nous accompagnons des Forums Ouverts à Strasbourg, Colmar, Mulhouse, Saverne ou dans tout le Grand Est. Nous intervenons aussi ailleurs en France.
Combien de temps dure un Forum Ouvert ?
Un Forum Ouvert peut durer une journée ou deux jours. La durée dépend du nombre de participant·es et des objectifs poursuivis.
Pour Harrison Owen, le Forum Ouvert est un royaume dans lequel l’innovation est monnaie courante. Parfois, cela peut être douloureux de voir disparaître nos programmes préétablis et ce n’est pas sans bénéfices. Cet espace, en dehors de nos prévisions, permet que de nouvelles idées apparaissent.
La Pratique du Forum Ouvert nous invite à faire un pas de côté, à expérimenter d’autres manières de se relier et de co-créer. Soyez prêt·e à être surpris·e ! Car bizarrement, ça marche à tous les coups !
